수업 자료를 친구들과 나누려고 클라우드 서비스를 쓰다 보면, 어느 날 갑자기 “저장 공간이 부족합니다”라는 안내가 뜨는 경험을 하게 됩니다. 파일을 많이 올린 것도 아닌 것 같은데, 왜 이런 일이 생기는지 궁금해지기 마련입니다. 특히 구글 드라이브는 학교 과제, 사진, 동영상, 심지어 메일까지 한 계정에 함께 쌓이기 때문에, 처음에는 넉넉해 보이던 용량이 어느 순간 꽉 차 버리기도 합니다. 이 글에서는 구글 드라이브의 공유와 저장 용량 구조를 차근차근 살펴보고, 실제로 공간을 아끼는 방법까지 정리해 보겠습니다.
구글 드라이브 공유에는 용량 제한이 없을까?
많은 분들이 “구글 드라이브로 공유하면 공유한 만큼 내 용량이 줄어드는 건가요?”라고 묻곤 합니다. 구글 드라이브는 ‘공유’ 자체에 별도의 제한을 두지 않습니다. 즉, 한 파일을 1명에게 공유하든, 100명에게 공유하든, 공유 대상 인원 수 때문에 용량이 더 쓰이거나 하지는 않습니다.
하지만 여기서 중요한 점이 하나 있습니다. 파일이 내 드라이브에 올라와 있는 순간, 그 파일은 내 계정의 ‘총 저장 용량’을 차지합니다. 이 파일을 다른 사람에게 공유하더라도, 그 사람의 용량이 아니라 파일을 올린 사람의 용량이 줄어듭니다.
또한 구글 계정 하나로 아래 서비스의 용량이 모두 합쳐서 계산됩니다.
- Google 드라이브
- Gmail
- Google 포토
이 세 가지를 합한 용량이 꽉 차면, 새 파일 업로드, 사진 백업, 메일 수신 등 여러 기능이 동시에 제한될 수 있습니다.
무료와 유료 저장 용량 구조 이해하기
구글은 계정을 만들면 기본적으로 무료 저장 공간을 제공합니다. 2024년 기준으로 일반 계정의 기본 무료 용량은 15GB입니다. 이 15GB 안에 드라이브, Gmail, 포토 데이터가 모두 들어가게 됩니다.
더 많은 용량이 필요하다면 Google One이라는 유료 구독 서비스를 이용할 수 있습니다. 한국 기준으로 주로 사용되는 용량 예시는 다음과 같습니다.
- 100GB
- 200GB
- 2TB(테라바이트)
- 그 이상(5TB, 10TB, 20TB, 30TB 등 고용량 요금제)
Google One을 구독하면 단순히 용량만 늘어나는 것이 아니라, 가족과 용량 공유, 일부 국가에서는 VPN 제공, 구글 고객센터 우선 지원과 같은 부가 서비스도 제공됩니다. 다만 이런 부가기능은 국가나 요금제에 따라 조금씩 달라질 수 있습니다.
총 저장 용량이 꽉 찼을 때 어떤 일이 생길까?
용량이 한계에 가까워지면, 구글 드라이브에서 아래와 같은 문제가 발생할 수 있습니다.
- 새 파일이나 폴더를 업로드할 수 없음
- 문서나 프레젠테이션을 새로 만들 때 저장이 제대로 되지 않는 문제
- Gmail에서 새 이메일을 받지 못할 수 있음
- Google 포토에 사진·동영상이 더 이상 백업되지 않음
즉, 공유 자체는 허용되더라도, 저장 용량이 꽉 차면 “새로운 것”을 올리거나 저장하는 행동이 막히게 됩니다. 그래서 공유를 많이 한다면, 더더욱 용량 관리가 중요합니다.
현재 내 구글 저장 용량 확인하는 방법
우선 지금 내 계정이 얼마나 차 있는지부터 확인하는 것이 좋습니다.
- 구글 드라이브 웹 화면의 왼쪽 아래를 보면, 사용 중인 용량과 전체 용량이 표시됩니다.
- 조금 더 자세한 정보를 보고 싶다면 Google One 저장용량 페이지에서 서비스별 사용량을 한눈에 확인할 수 있습니다.
이 페이지에서는 드라이브, Gmail, 포토가 각각 얼마나 용량을 쓰고 있는지 막대 그래프로 보여주기 때문에, 어느 부분이 많이 차지하는지 바로 알 수 있습니다.
어떤 파일이 용량을 많이 차지하는지 찾는 방법
용량이 부족하다면, 단순히 작은 문서 몇 개를 지우는 것보다는 용량을 크게 먹는 ‘덩치 큰 파일’을 먼저 찾아 정리하는 것이 훨씬 효율적입니다.
구글 드라이브에서 다음과 같이 할 수 있습니다.
- 드라이브 검색창에 size:large 라고 입력하면, 용량이 큰 파일들을 위쪽에 모아서 보여줍니다.
또 다른 방법으로는, Google One의 저장용량 관리 페이지에서 각 서비스별로 용량 사용량과 큰 파일 목록을 살펴보는 것입니다. 이 페이지에서는 필요 없는 대용량 파일을 바로 선택해서 삭제할 수 있어 관리가 편리합니다.
불필요한 파일 정리 전략
용량을 확보하려면, 단순히 “조금씩” 지우는 것보다, “규칙”을 정해 한 번에 정리하는 것이 좋습니다. 다음과 같은 순서로 정리해 보시면 도움이 됩니다.
오래된 파일과 임시 파일 삭제
과제 제출용으로 잠깐 올렸다가 잊어버린 파일, 더 이상 보지 않는 자료, 테스트용으로 만들었던 문서 등은 과감하게 삭제해도 되는 경우가 많습니다. 날짜별로 정렬해서 1년 이상 열어보지 않은 파일부터 살펴보면 정리가 수월합니다.
중복 파일 정리
같은 사진이나 동영상을 실수로 여러 번 올렸을 때, 파일 이름에 ‘(1)’, ‘(2)’처럼 숫자가 붙어 있는 경우가 많습니다. 이런 파일은 원본 하나만 남기고 나머지는 지우면 상당한 용량을 되찾을 수 있습니다.
휴지통 비우기
구글 드라이브에서 파일을 삭제하면 바로 완전히 사라지는 것이 아니라, 먼저 휴지통으로 이동합니다. 휴지통 안의 파일도 저장 용량을 차지합니다.
휴지통에 들어간 파일은 30일이 지나면 자동으로 삭제되지만, 그동안은 그대로 공간을 차지하고 있습니다. 용량이 급하게 필요할 때는 휴지통 메뉴로 가서 직접 비워 주는 것이 좋습니다.
Gmail 첨부파일 정리
많은 분들이 드라이브만 정리하고, Gmail이 같은 용량을 쓰고 있다는 사실은 잊어버리곤 합니다. 특히 첨부파일이 많은 메일은 생각보다 큰 공간을 차지합니다.
Gmail에서 검색창에 다음과 같이 입력해보면 큰 메일을 쉽게 찾을 수 있습니다.
- has:attachment larger:10M : 첨부파일이 있고, 10MB보다 큰 메일 찾기
이 중에서 이미 받은 첨부파일을 다른 곳에 저장해 둔 메일은 삭제해도 무방합니다. 스팸 메일함과 휴지통도 주기적으로 비워 주는 것이 좋습니다.
Google 포토 정리
사진과 동영상은 특히 용량을 많이 차지합니다. 필요 없는 사진, 흐릿하게 나온 사진, 비슷한 사진 여러 장 중에서 마음에 드는 것만 남기고 삭제해 두면, 드라이브 용량에도 여유가 생깁니다.
또한 Google 포토의 설정에서 백업 화질 옵션을 확인하는 것이 좋습니다. 예전에는 ‘고화질(저장용량 무제한)’ 옵션이 있었지만, 지금은 이 옵션도 저장 용량을 차지하도록 정책이 바뀌었습니다. 현재는 대부분의 백업 옵션이 용량 제한을 받는다는 점을 기억하셔야 합니다.
파일 공유 설정을 똑똑하게 관리하는 방법
공유는 편리하지만, 무턱대고 열어 둔 공유 링크는 보안에도 좋지 않고, 나중에 내가 어떤 파일을 누구와 나눴는지 헷갈리게 만들 수 있습니다. 몇 가지 원칙을 정해 관리해 보겠습니다.
공유 대상과 권한 구체적으로 설정하기
- 필요한 사람에게만 공유 : 링크를 아는 모든 사람이 볼 수 있도록 설정하기보다는, 이메일 주소를 지정해 특정 사람에게만 권한을 주는 것이 안전합니다.
- 권한 단계 구분 :
- 뷰어(보기만 가능)
- 댓글 작성자(내용 수정은 못 하지만 댓글 가능)
- 편집자(내용 수정 및 삭제 가능)
파일의 중요도에 따라 권한을 세심하게 나누는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
공유 링크 기간 제한 활용(Workspace 계정)
학교나 기관에서 사용하는 Google Workspace 유료 계정의 경우, 일부 유형의 파일에 대해 공유 링크에 만료일을 설정할 수 있습니다. 예를 들어 시험 준비 자료를 시험 기간에만 공개하고 싶을 때, 기간이 끝난 후 자동으로 접근 권한이 사라지도록 할 수 있습니다.
내가 공유한 파일과 남이 나에게 공유한 파일 확인
시간이 지나면 내가 어떤 파일을 공유했는지 기억이 나지 않을 수 있습니다. 이런 경우 다음과 같이 정리해 보면 좋습니다.
- 드라이브 검색창에 owner:me 를 입력하고, 왼쪽에서 ‘공유 대상’ 필터를 활용하면 내가 공유한 파일을 확인할 수 있습니다.
- 왼쪽 메뉴의 ‘공유 문서함(공유 드라이브)’ 또는 ‘공유 문서함’, ‘공유됨’ 항목을 통해 다른 사람이 나에게 공유한 파일들을 모아 볼 수 있습니다.
더 이상 공유할 필요가 없는 파일은 공유를 해제해 두면, 불필요한 접근을 막고 목록도 깔끔해집니다. 다만 공유를 해제해도 내 드라이브 용량에서 빠지는 것은 아니므로, 용량이 부족하다면 실제로 삭제해야 공간이 늘어납니다.
폴더 구조와 이름을 활용한 체계적인 관리
파일이 많아질수록 폴더 구조가 중요해집니다. 예를 들어:
- 학년별, 과목별 폴더 나누기 (예: 1학년-국어, 1학년-수학 등)
- 연도 또는 학기 기준 폴더(2024-1학기, 2024-2학기 등)
- ‘임시 보관’, ‘완료된 과제’, ‘공유용’ 같은 역할별 폴더
이렇게 나누어 두면, 새 파일을 올릴 때 바로 적절한 폴더에 넣을 수 있고, 나중에 정리할 때도 어떤 폴더부터 보아야 할지 쉽게 판단할 수 있습니다.
유료 용량 확장을 고려해야 할 때
정리를 아무리 해도 용량이 계속 부족하다면, 이제는 유료 용량을 고려해야 할 시점일 수 있습니다. 특히 영상 편집, 고화질 사진 촬영, 대용량 자료 공유를 자주 하는 경우에는 기본 15GB로는 금방 한계에 도달합니다.
- Google One 구독은 비교적 낮은 비용으로 100GB, 200GB 등으로 용량을 늘릴 수 있는 방법입니다.
- 가족과 함께 사용할 수 있는 요금제를 선택하면, 한 사람이 결제하고 가족 구성원 여러 명이 서로 나누어 쓸 수 있습니다.
다만 유료 결제를 하더라도, 정리 습관이 없다면 어느 순간 또다시 용량이 꽉 찰 수 있습니다. 용량을 늘리는 것은 “최후의 수단”으로 생각하고, 먼저 정리와 관리 방법을 익히는 것이 좋습니다.
다른 서비스나 방법을 함께 활용하는 것도 방법
정말 큰 파일(예: 수십 GB짜리 영상)을 자주 주고받아야 한다면, 구글 드라이브만으로는 부담이 될 수 있습니다. 이럴 때는 아래와 같은 방법도 함께 고려해 볼 수 있습니다.
- Dropbox, OneDrive 같은 다른 클라우드 서비스 병행 사용
- WeTransfer처럼 대용량 파일 전송에 특화된 서비스 이용(다만 무료 버전은 기간과 용량 제한이 있는 경우가 많습니다)
- 파일을 올리기 전에 압축해서 크기를 줄인 후 업로드
특히 동영상은 압축만 해도 용량을 꽤 줄일 수 있기 때문에, 공유 전에 인코딩이나 압축을 해 보는 것도 좋은 방법입니다.